北京师范大学会议费管理办法

 

第一章　总 则

  

第一条　根据《中共中央办公厅、国务院办公厅关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发〔2016〕50号）等相关文件精神，充分考虑学校教学、科研实际需要，本着规范管理、节约开支、优化服务的原则，制定本办法。

    第二条　本办法适用于学校举办（含主办、承办）的各类会议，包括国内业务会议、国内管理会议。

    国内业务会议是指因教学、科研业务需要而举办的国内学术会议、论坛、研讨会、评审会、座谈会、培训会等。

    国内管理会议是指除教学、科研业务需要之外召开的国内会议。

    第三条  会议费使用和管理职责如下：

    会议举办者是会议费的直接负责人，对会议费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担直接责任。会议举办者应了解并遵守有关财经法律法规和会议费管理制度，据实报销会议费。

    各二级单位对使用本单位经费举办的会议承担审批和监管责任。各单位应加强会议费管理制度建设，加强政策宣传，督促办会人员合理、合规报销会议费。

    财经处负责会议费的会计核算和财务管理，制定和完善学校会议费管理办法，依据有关财经法律法规、会议费管理办法和二级单位审批结果，实施会议费报销管理和服务。

 

第二章  会议审批和注意事项

  

第四条　各二级单位应按照学校相关规定，建立健全会议审批管理制度，严格控制会议数量、会期、规模，注重会议质量，提高会议效率。

    第五条　会议举办者应当根据会议性质、主要内容确定会议人数和天数，严格限定工作人员数量。

    第六条  会议举办者应按照学校相关规定，预先编制会议费预算表，交单位负责人审批。会议费预算需列明会议的名称、类别、时间、地点、人数、所需经费来源及其支出内容等。

    第七条  使用财政专项经费、纵向科研经费和其他实行预算控制的经费召开会议，应在经费批准的会议费预算额度和项目管理规定的标准内开支会议费。

    第八条  各单位召开会议应改进会议形式，充分利用电视电话、网络视频等现代信息技术手段，降低会议成本，提高会议效率。

    第九条　国内业务会议地点优先选择学校内部会议室、礼堂、宾馆等场所。因工作需要和成本原因必须在校外召开的，原则上应安排在四星级及以下场所召开。

    不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。

    第十条　参会人员以在京单位为主（超过50%为在京单位人员）的会议原则上不得到京外召开。

    第十一条　除必须住会的情况外，会议召开地代表和会议工作人员原则上不安排住宿。

 

第三章　会议费开支范围、标准和报销管理

   

第十二条　会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、市内交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等。

    第十三条　会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用。会议费综合定额标准如下：

                                      单位:元/人·天

 

    （一）会议费综合定额是会议费使用的最高限额。各单位举办会议应严格落实中央八项规定，深入践行“三严三实”要求，坚持勤俭办学、厉行节约的原则，杜绝奢侈浪费。

    （二）综合定额里的其他费用包括会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等。交通费是指接送会议代表，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。

    （三）国内管理会议应按照定额控制标准执行，超支部分不予报销。国内业务会议若有特殊情况，应在申报会议预算中予以说明，由会议主办单位根据实际情况进行审批。

    （四）不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行，住宿费不能调剂使用；不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行，伙食费不能调剂使用。

    （五）会议费综合定额标准根据物价因素和国家相关会议费管理办法等进行动态调整。

    第十四条　下列费用纳入会议费预算，但不计入会议费综合定额，从相应的支出科目中据实列支：

    （一）会议代表旅费。会议代表参加会议发生的旅费，原则上由代表所在单位报销。对确因工作需要，邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费，可按照学校差旅费内部管理规定的相应标准据实列支。

    （二）参会专家人员费用。根据工作需要，可向邀请参会专家发放咨询费、讲课费等劳务费。

     第十五条　各单位在会议举办前可办理会议费预支手续。预支会议费应提供以下资料：

    （一）会议通知（包含会议议程）；

    （二）会议费预算及决算表（复印件），见附件；

    （三）北京师范大学借款申请单（原件）；

第十六条　各单位在会议结束后应及时汇总各项资料和票据，填写会议费报销单。办理报销手续时应提供以下资料：

    （一）会议通知（包含会议议程）；

    （二）会议费预算及决算表（原件）；

    （三）北京师范大学日常报销单；

    （四）实际参会人员签到表（如无法提供签到表，可提供参会人员名单、联系方式）；

    （五）会议服务单位提供的费用发票、原始明细单据、电子结算单、委托协议（合同）等。

    第十七条  会议借款和报销应按会议费预算执行。若实际支出超出预算，须在报销单备注中予以说明，经办会单位负责人审批同意后准予报销。

    第十八条  委托其他单位承办会议事项的，应签订书面委托合同（协议），明确各项会议费用，在规定标准内报销。

    第十九条  对于全部使用财政拨款举办的会议，不得再向参会人员收取费用，严禁转嫁摊派会议费。

    对于使用多种资金渠道举办的会议，按照成本补偿的原则，各单位应不以盈利为目的，适当向参会人员收取会议费，收取会议费的标准在会议费预算与决算表中说明，由会议举办者所在单位审批，收取的费用列“其他收入”科目。

 

第四章　监督问责

   

第二十条　严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁预存、套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费。

    各单位办会不得安排高档套房；会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量，严禁提供高档菜肴和香烟；不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用；不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品；不得额外配发洗漱用品。

    国内管理会议用餐不得上酒水，会场不制作背景板、不提供水果和茶歇。

    第二十一条  各二级单位应当加强对本单位会议举办活动和经费报销的内控管理，对违反会议费管理制度的人员进行严肃处理，自觉接受学校有关部门对会议举办活动及相关经费支出的监督检查。

    各二级单位应当将非涉密的会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况在单位内部进行公示。

    第二十二条　学校纪检监察、审计、财经等部门对二级单位会议费管理和使用情况进行监督检查。主要内容包括：

    （一）单位会议审批制度是否健全，会议活动是否按规定履行审批手续和执行公示制度；

    （二）会议费开支范围和标准是否符合规定；

    （三）会议费报销手续是否符合规定；

    （四）会议费管理和使用的其他情况。

    对发现问题的单位，由学校纪检监察、审计、财经等部门责令改正，追回违规资金，并视情况予以通报。对直接责任人和单位负责人，由学校按规定给予相应处分。

    第二十三条　会议举办人员违反本办法规定，有下列行为之一的，依照有关法律法规追究相关人员的责任，同时报纪检监察部门进行处理。涉嫌违法的，移送司法机关处理：

    （一）预存、套取会议费设立“小金库”的；

    （二）以虚报会议人数、天数等手段套取会议费的；

（三）违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准的；

（四）违规报销与会议无关费用的；

（五）其他违反本办法规定的。

 

第五章　附 则

   

第二十四条　 本办法经学校党委常委会审议通过，由财经处负责解释。

    第二十五条　 本办法从2016年9月1日起执行。

 

附件：北京师范大学国内会议预算及决算表

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北京师范大学国内会议预算及决算表